Početna / Obrada uz AI Obrada uz AI
Od rasutih informacija.Do korisnog prvog nacrta. Poruke, PDF dokumenti i bilješke rijetko stižu u istom formatu. AI može pomoći da ih pretvorite u organizirane informacije koje tim može provjeriti, koristiti i proslijediti u sljedeći korak.
ILUSTRACIJA KORAK 01 Primite dokument
KORAK 02 Izdvojite dogovorena polja
KORAK 03 Uporedite s izvornikom
KORAK 04 Pregledajte prije sljedeće radnje
Korisna pomoć u svakodnevnom radu
Dajte timu bolju polaznu osnovu. Odaberite primjer da vidite izvorne informacije, predloženi rezultat i provjere potrebne prije nego što se on upotrijebi.
Podaci iz dokumenata Razvrstavanje poruka Sažeci zahtjeva Nacrti odgovora Podaci o proizvodima Bilješke pri prijemu u radionicu Administracija i knjigovodstvo
Dokument dobavljača postaje zapis za pregled. Zadatak za AI
Izdvojite dogovorena polja iz primljenog računa ili nabavnog dokumenta.
Izvorni materijal: Izvorni dokument, predložak polja i poznate oznake dobavljača.
Šta slijedi 01 Pročitajte dokument i predložite vrijednosti s referencama na njihov izvor.
02 Provjerite datume, obavezna polja i iznose; označite nedostajuće ili neusaglašene vrijednosti.
03 Prikažite predloženi zapis uz izvornik radi pregleda prije izvoza.
Strukturirani nacrt smanjuje ponovno čitanje i prepisivanje, uz sačuvan izvor.
Osoba zadužena za pregled ispravlja greške pri izdvajanju i odobrava zapis prije upotrebe u računovodstvu.
Šta možemo mjeriti: Tačnost polja i ukupno vrijeme pregleda po dokumentu.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Korisnička podrška i prodaja
Pristigle poruke stižu u odgovarajući red za obradu. Zadatak za AI
Predložite kategoriju za poruke u određenom poslovnom sandučetu.
Izvorni materijal: Tekst poruke, odobrene definicije kategorija i pravila usmjeravanja.
Šta slijedi 01 Prepoznajte vrstu zahtjeva i predložite dogovorenu kategoriju.
02 Primijenite provjere usmjeravanja i proslijedite nejasne ili mješovite zahtjeve na ručno razvrstavanje.
03 Dodajte prijedlog i izvornu poruku u red za obradu odgovornog tima.
Zaposlenici počinju s organiziranim redom i mogu otvoriti svaku izvornu poruku.
Tim ispravlja kategorije i određuje prioritet. Sadržaj poruke ne može odobriti nove radnje ili pristup.
Šta možemo mjeriti: Broj ispravki usmjeravanja i vrijeme do dolaska odgovarajućem timu.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Projektni i uslužni timovi
Duga prepiska postaje jasan pregled za preuzimanje posla. Zadatak za AI
Sažmite zahtjev kupca i prateće poruke.
Izvorni materijal: Odabrana prepiska, prilozi i dogovoreni predložak za predaju posla.
Šta slijedi 01 Izdvojite željeni rezultat, navedena ograničenja i otvorena pitanja.
02 Povežite ključne navode s izvorom i označite proturječne datume ili upute.
03 Pripremite kratak pregled za osobu koja preuzima posao.
Sljedeći član tima dobija sažetu polaznu osnovu s pristupom cijelom kontekstu.
Voditelj projekta provjerava obim, rokove i obaveze prije preuzimanja posla.
Šta možemo mjeriti: Vrijeme pripreme predaje i važni detalji uočeni kao propust tokom pregleda.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Prodaja i korisnička podrška
Rutinski odgovor počinje od odobrenih informacija. Zadatak za AI
Pripremite nacrt odgovora na često pitanje kupca.
Izvorni materijal: Pitanje kupca i odobreni opisi usluga ili pravila poslovanja.
Šta slijedi 01 Pronađite relevantne odobrene činjenice i prepoznajte pitanja na koja izvor ne daje odgovor.
02 Pripremite sažet nacrt bez izmišljanja cijena, dostupnosti ili obećanja.
03 Prikažite nacrt i prateće reference odgovornoj osobi.
Zaposlenik može urediti koristan nacrt umjesto da svaki odgovor piše od početka.
Osoba provjerava primaoca, činjenice i ton te odobrava slanje.
Šta možemo mjeriti: Vrijeme uređivanja i udio nacrta kojima su potrebne veće ispravke.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Trgovina i timovi za katalog
Opisi dobavljača uklapaju se u vaš predložak proizvoda. Zadatak za AI
Organizirajte tekstove dobavljača u dogovorena polja kataloga.
Izvorni materijal: Odobreni opisi dobavljača, šifre proizvoda i definicije vaših polja.
Šta slijedi 01 Povežite svaki opis s poznatom šifrom proizvoda.
02 Predložite ujednačene nazive i osobine koristeći samo dostavljene činjenice.
03 Označite specifikacije koje nedostaju i prikažite promjene za poređenje prije objave.
Tim za katalog dobija ujednačene nacrte s manje polja za ručni unos.
Urednik provjerava specifikacije i navode o kompatibilnosti te odobrava objavu.
Šta možemo mjeriti: Vrijeme pripreme po artiklu i činjenične ispravke koje urednici pronađu.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Timovi za automobilske usluge
Bilješke kupca postaju jasan prijemni pregled. Zadatak za AI
Organizirajte upit radionici prije tehničkog pregleda.
Izvorni materijal: Bilješke kupca, dostavljeni podaci o vozilu i kontrolna lista prijema.
Šta slijedi 01 Odvojite prijavljene simptome, tražene radove i dostavljene podatke o vozilu.
02 Označite nedostajuća polja s kontrolne liste i sačuvajte izvorni tekst kupca.
03 Pripremite pregled i dodatna pitanja za servisnog savjetnika.
Tehničar dobija organiziran kontekst prije odluke o tome šta treba pregledati.
Stručna osoba potvrđuje činjenice i naredne tehničke korake. Sažetak ne dijagnosticira kvarove niti mijenja ECU datoteke.
Šta možemo mjeriti: Vrijeme pripreme prijema i podaci koji nedostaju otkriveni prije termina.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Gdje AI može pomoći
Pročitajte, organizirajte i pripremite za pregled. Definiramo jedan jasno ograničen zadatak, njegove izvore i prihvatljiv rezultat. Rezultat obrade ostaje povezan s informacijama koje vaš tim može provjeriti.
Izdvojite korisne detalje Pretvorite različite dokumente u dogovorena polja. Sačuvajte izvornik, provjerite formate i iznose te označite podatke koji nedostaju umjesto da ih izmišljate.
Organizirajte i sažmite Razvrstajte poruke ili sažmite duge zahtjeve u koristan pregled. Sačuvajte veze s izvorima i jasno prikažite nejasne slučajeve.
Pripremite nacrt za odobrenje Pripremite odgovor ili opis iz odobrenih činjenica. Tim provjerava tačnost, ton i obaveze prije objave ili slanja.
AI može pogriješiti. Testiramo ga na reprezentativnim primjerima i dogovaramo postupak pregleda. Ako jednostavno pravilo pouzdano rješava zadatak, AI možda nije potreban.
Od ideje do provjerenog procesa
Počnite s jednom vrstom dokumenta ili poruke. Dogovaramo zadatak i način obrade podataka, a zatim upoređujemo predložene rezultate s primjerima koje je tim provjerio. Uz brzinu pratimo trud potreban za pregled i učestalost ispravki.
Kako gradimo procese obrade dokumenata uz AI Vaš sljedeći radni proces
Šta vaš tim svakodnevno čita i prepisuje? Opišite dokument ili poruku, podatke koji su vam potrebni i ko ih danas provjerava. To je dovoljno za prvi konkretan razgovor.
Razgovarajmo o vašem procesu