Početna / Automatizirajte radnje Automatizirajte radnje
Sljedeći korak je jasan.Pokrenite ga. Kada su informacije spremne i pravila ispunjena, proces može kreirati zadatak, ažurirati zapis ili poslati odobrenu poruku. Tim vidi šta je urađeno i šta još zahtijeva pažnju.
ILUSTRACIJA KORAK 01 Primite odobreni zahtjev
KORAK 02 Provjerite pravila radnje
KORAK 03 Kreirajte dodijeljeni zadatak
KORAK 04 Zabilježite rezultat ili prijavite grešku
Koristan rad nakon početnog signala
Pretvorite spreman zapis u sljedeći korak. Odaberite radnju da vidite njene preduslove, posao koji obavlja i kako tim zadržava kontrolu nad odobrenjima i izuzecima.
Kreiranje dodijeljenih zadataka Obavijesti pravom timu Ažuriranje statusa naloga Priprema redovnih izvještaja Slanje obavijesti kupcima Priprema dostave datoteka Prodajni i operativni timovi
Prihvaćen zahtjev postaje dodijeljen zadatak. Radnja je spremna kada
Zahtjev ima potrebne podatke i dogovoreno odobrenje.
Potrebni podaci: Oznaka zahtjeva, vrsta posla, odgovorni tim i dogovoreno pravilo roka.
Šta slijedi 01 Provjerite odobrenje i potražite postojeći zadatak s istom oznakom zahtjeva.
02 Kreirajte zadatak s odgovornom osobom, kontrolnom listom i rokom.
03 Spremite oznaku novog zadatka uz zahtjev i označite posao bez zadužene osobe.
Odobren posao ulazi na listu tima s jasnom odgovornošću i sljedećim korakom.
Voditelj tima rješava probleme kapaciteta i odobrava promjene obima ili rokova.
Šta možemo mjeriti: Vrijeme od odobrenja do dodjele i broj zadataka bez odgovorne osobe.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Administrativni i uslužni timovi
Korisna obavijest stiže odgovornoj osobi. Radnja je spremna kada
Zapis dostiže status koji zahtijeva pažnju drugog tima.
Potrebni podaci: Oznaka zapisa, promjena statusa, odgovorna osoba i odobreni predložak poruke.
Šta slijedi 01 Provjerite da promjena ispunjava uslove i da ista obavijest nije već poslana.
02 Pošaljite sažetu internu obavijest s vezom do izvornog zapisa.
03 Zabilježite rezultat dostave i proslijedite neuspjele pokušaje odgovornoj osobi.
Zaposlenici dobijaju relevantnu obavijest o predaji posla bez ručnog praćenja svake promjene.
Tim definira ko prima pojedine obavijesti i koje situacije zahtijevaju dodatnu reakciju.
Šta možemo mjeriti: Propuštene predaje posla i nepotrebne ili duple obavijesti.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Radionice i timovi za isporuku
Odobrena faza posla ažurira nalog. Radnja je spremna kada
Odgovorna osoba potvrđuje završetak dogovorene faze.
Potrebni podaci: Oznaka naloga, trenutni status, odobrena faza i vrijeme potvrde.
Šta slijedi 01 Pročitajte trenutno stanje i provjerite je li predložena promjena dozvoljena.
02 Ažurirajte status prema oznaci naloga i zabilježite razlog promjene.
03 Potvrdite spremljeni rezultat i proslijedite proturječne promjene na pregled.
Pregled rada odražava potvrđeni napredak bez ponavljanja iste promjene na više mjesta.
Odgovorna osoba potvrđuje stvarni završetak i obrađuje izuzetke ili ponovo otvorene naloge.
Šta možemo mjeriti: Kašnjenje između potvrđenog završetka i vidljive promjene statusa.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Vlasnici i voditelji poslovanja
Sedmični izvještaj priprema se iz provjerenih zapisa. Radnja je spremna kada
Stigne vrijeme izvještavanja, a potrebni izvorni zapisi su spremni.
Potrebni podaci: Izvještajni period, odobreni pokazatelji, provjereni zapisi i predložak izvještaja.
Šta slijedi 01 Provjerite period, ažurnost podataka i potrebne zbirne iznose.
02 Generirajte izvještaj s datumom, referencama na izvore i napomenama o podacima koji nedostaju.
03 Spremite izvještaj na dogovoreno mjesto i obavijestite osobu zaduženu za pregled.
Ponovljiv izvještaj spreman je za pregled bez ponovne izrade svake sedmice.
Voditelj provjerava neuobičajene vrijednosti i odobrava dalje dijeljenje.
Šta možemo mjeriti: Vrijeme pripreme i broj izvještaja odgođenih zbog nedostajućih informacija.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Uslužni timovi i priprema isporuke
Kupac prima odobrenu obavijest o statusu. Radnja je spremna kada
Potvrđena faza ispunjava dogovorena pravila obavještavanja i odobrenja.
Potrebni podaci: Potvrđeni status, odgovarajući primalac, odobreni tekst i jedinstvena oznaka poruke.
Šta slijedi 01 Provjerite primaoca, sadržaj poruke i potrebno odobrenje zaposlenika.
02 Pošaljite putem dogovorenog kanala i sačuvajte oznaku poruke.
03 Zabilježite rezultat dostave i označite greške prije ponovnog pokušaja.
Kupci dobijaju dosljedne informacije o napretku povezane s potvrđenim događajem.
Tim odobrava pravila i obrađuje promjene obećanja, prigovore i neuobičajene situacije.
Šta možemo mjeriti: Broj ručno poslanih obavijesti i neuspjelih ili duplih slanja.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Projektni timovi i radionice
Odobrene datoteke postaju organiziran paket za dostavu. Radnja je spremna kada
Odgovorna osoba odobrava završne datoteke za odgovarajući nalog.
Potrebni podaci: Oznaka naloga, odobrene verzije datoteka, odgovarajući primalac i pravila pristupa.
Šta slijedi 01 Provjerite odobrene verzije prema kontrolnoj listi isporuke naloga.
02 Pripremite imenovani paket i vezu za dostavu s dogovorenim pristupom i istekom.
03 Pripremite predaju za završno odobrenje i zabilježite oznaku dostave nakon slanja.
Tim dobija paket za dostavu s provjerljivim tragom, odgovarajućim datotekama i primaocem.
Odgovorna osoba provjerava pristup primaoca i odobrava slanje. Tehničar ostaje odgovoran za tehničku prikladnost.
Šta možemo mjeriti: Vrijeme pripreme dostave i slučajevi pogrešnih datoteka ili pristupa.
Razgovarajmo o ovakvom procesu Šta znači automatizirana radnja
Dogovoreni korak, s vidljivim rezultatom. Radnja nešto mijenja u procesu. Definiramo preduslove, dozvole i provjeru uspjeha kako bi tim razlikovao završen posao od neuspjelog pokušaja.
Kreirajte i ažurirajte posao Otvorite zadatak, dodijelite odgovornu osobu ili ažurirajte dogovoreni status. Koristite stalnu oznaku kako bi se ponovljeni događaj prepoznao prije kreiranja dodatnog posla.
Obavijestite i dostavite Pošaljite dogovorenu internu obavijest ili pripremite odobrene informacije za dostavu. Prvo provjerite primaoce, dozvole i potrebna odobrenja.
Potvrdite rezultat i oporavite proces Zabilježite uspjeh, jasno prikažite greške i ponovite pokušaj samo kada je sigurno. Nejasni ishodi idu odgovornoj osobi prije ponavljanja radnje.
Radnje slijede dogovorena pravila i dozvole. Za plaćanje, obavezu prema kupcu ili osjetljivu promjenu zapisa potrebno je izričito definirati odobrenje; sama primljena poruka ga ne podrazumijeva.
Od ponovljenog klika do pouzdanog koraka
Automatizirajte radnju koju već razumijete. Počinjemo s ponovljivim zadatkom i definiramo šta znače spremno, odobreno i završeno. Zatim testiramo uspješan rad, ponovljene događaje i prekide veze.
Kako gradimo automatizaciju poslovnih procesa Vaš sljedeći radni proces
Šta vaš tim radi nakon što informacije stignu? Recite nam koja se radnja ponavlja, u kojem alatu i kada treba odobrenje. Na osnovu toga možemo definirati koristan prvi korak.
Razgovarajmo o vašem procesu